Struktur tim yang digunakan untuk mengorganisasikan para programmer

Cara seorang programmer dalam menangani pekerjaan mereka sangat berpengaruh pada kualitas software yang mereka buat alternatifnya, para programmer bisa diorganisasikan sebagai satu kesatuan tim. Mereka bekerja untuk periode waktu tertentu untuk menyelesaikan suatu proyek. dimana keputusannya dibicarakan diantara anggotanya. Hal ini sangat bermanfaat bila proyek yang ditangani sangat komplek dan tidak jelas.

Proses pengembangan, penerapan,dan implementasi dari software, untuk saat ini banyak dilakukan secara team. Dari segi audit, perhatian/tujuan utamanya adalah bahwa manajemen telah memilih struktur team dengan hati-hati dilihat dari segi proyek, tingkat kompleksitasnya, dan tingkat keterlambatan dari jadwal proyek agar kemampuan dan kualitas mereka bisa diorganisasikan dalam bentuk team dimana mereka harus bekerja.

Untuk itu ada 3 struktur team yang digunakan untuk mengorganisasikan para programmer:

1. Chief Programmer Teams

Chief programmer teams atau bisa disebut Ketua Tim Programmer memiliki struktur organisasi yang dapat dilihat pada gambar 1.

Gambar 1 Struktur Organisasi Chief Programmers Team

Berikut ini adalah tabel untuk ciri-ciri dan fungsi dari setiap bagian ketua tim programmer diatas.

Tabel 1 Fungsi dan Ciri Ketua tim programmer

Ciri-Ciri	Fungsi
Chief Programmer	1. Bertanggung jawab secara total/penuh untuk sistem dimana team bekerja 2. Harus seorang ahli 3. Seorang programmer yang sangat produktif 4. Bertanggungjawab dalam mendesain, coding, dan mengintegrasikan bagian yangkritis dalam sistem 5. Memberikan perintah kerja pada bagian back-up dan support programmers.
Back-up Programmers	1. Seorang programmer senior yang bertanggungjawabdalam memberikan dukungan penuh pada chief programmer 2. Harus bisa mengambil alih tugas chief programmer setiap saat
Support Programmers	1. Diperlukan pada saat proyek besar yang tidak bisa dikerjakan oleh chief programmer dan back-up programmer saja. 2. Menyediakan dukungan 3. Bekerja dalam pembuatan coding dan uji coba modul tingkat rendah ( testing lowerlevel)
Librarian (penyedia data)	1. Bertanggungjawab dalam perawatan program production library. 2. Menyediakan input dan mengumpulkan keluaran untuk para programmer, file output dari hasil kompilasi dan ujicoba, mempertahankan agar source code dan object-code library tetap up to date.

2. Adaptives Teams

Adaptive Teams atau bisa disebut dengan Penyesuaian Tim. Struktur ini diperuntukan untuk melayani 2 kebutuhan, yaitu:

1. Keinginan organisasi untuk meningkatkan kualitas program

2. Memenuhi kebutuhan sosial/ psikologi dari setiap anggota programmer dalam team.

Gambar 2 Struktur organisasi adaptive team

Perbedaan dari struktur ini dengan struktur sebelumnya adalah:

1. Adaptive team tidak punya tigkat otoritas, dimana kepemimpinan dalam team ada di tangan para anggota.

2. Dalam Adaptive team, tugas diberikan pada anggota dari team daripada ditentukan lewat posisi.

3. Adaptive team tidak mempunyai aturan formal librarian (penyedia data) dalam mengkoordinasikan fungsi team.

3. Controlled-Decentralized Teams

Struktur ini mempunyai junior programmer yang akan melaporkan hasil program pada senior programmer, kemudian oleh senior programmer dilaporkan juga pada ketua proyek.

Tabel 2 Keuntungan & Kerugian Controlled-Decentralized Teams

Keuntungan	dapat memecahkan masalah yang kompleks, dimana struktur dari grup ini akan memfasillitasi pemecahan masalah.
Kerugian	strukur ini tidak bisa bekerja dengan baik apabila tugas dari programmer tersebut tidak bisa di bagi-bagi, dan dengan waktu deadline yang sangat ketat.

Berikut ini adalah struktur organisasi dari Controlled-Decentralized Teams.

Gambar 3 Struktur organisasi Controlled-Decentralized Teams

Pengelolaan Kelompok Sistem Programming

Para programmer sering diklasifikasikan menurut aplikasi programmer atau sistem programmer. Dahulu, programmer membangun dan merawat program untuk system aplikasinya. Tetapi kini, membangun dan merawat sistem software. Seperti sistem operasi, sistem manajemen database, dan komunikasi software.

Mengontrol Masalah

Mengontrol sistem programmer adalah tugas yang berat, mereka biasanya memiliki keahlian yang tinggi dan sering bekerja sendiri atau ada di dalam grup yang kecil. Dengan menerapkan kontrol secara tradisional pada aktivitas mereka seperti pemisahan tugas, sangatlah sulit. Mereka biasanya bekerja pada situasi yang kritis.

Mengukur Sistem Kontrol

Meskipun sulit unuk mengontrol sistem programmer, beberapa hal ini dapat di implementasikan untuk mengontrolnya:

1. Pekerjakan staf sistem programming yang mempunyai kualitas yang tinggi.

2. Pisahkan tugas seluas mungkin, contohnya tanggung jawab untuk desain dan coding sistem program dipisah dari tanggung jawab untuk uji coba program.

3. Buat metode dokumen standar

4. Batasi wewenang sistem programmer, jadi seorang programmer hanya bekerja sesuai dengan aplikasi yang dikuasainya.

5. Jauhkan prosedur petunjuk manual dan kunci mesin dari aktivitas sistem programmer. Hal ini dimaksudkan agar aktivitas yang tidak diinginkan / sesuai dengan tugasnya tidak terjadi.

6. Pekerjakan konsulan dari luar untuk mengevaluasi pekerjaan programming.

7. Perintahkan programmer aplikasi untuk mengevaluasi pekerjaan sistem programmer secara berkala agar dapat dihasilkan program yang berkualitas.

Sumber :

http://liapsa.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/folder/0.5

5 Tahapan Pengembangan Program

Dalam Pembuatan dan pengembangan program merupakan tahap penting dalam siklus hidup pengembangan sistem. Tujuan utama tahap ini adalah untuk menghasilkan dan menenerapkan program yang berkualitas. Terdapat 5 tahapan untuk pengembangan program, diantaranya :

1. Perencanaan (planning)

Ada 5 teknik perencanaan yang harus dimanfaatkan oleh manajemen untuk perencanaan biaya yang dibuat oleh Boehm pada tahun 1984, diantaranya :

1. Algorithmic Models (Model Algoritma)

Model ini akan memperkirakan jumlah sumber daya yang dibutuhkan berdasar pada faktor biaya, sebagai contoh memperkirakan jumlah instruksi yang harus di ketik (di tulis), bahasa pemrograman yang digunakan, dan perubahan pada permintaan kebutuhan. Dengan menggunakan model COCOMO (Boehm’s (1981)).

2. Expert Judgement

Seorang ahli dapat memperkirakan kebutuhan sumber daya yang diperlukan dalam proyek atau pembuatan program. Menurut penelitian Vicinanza et el’s (1991), seorang ahli dapat menjadi pembuat perkiraan yang lebih baik untuk menentukan sumber daya jika dibanding dengan model algoritma.

3. Analogy (Analogi)

Jika proyek software yang sama pernah dibuat, penentuan sumber daya yang dibutuhkan dapat di dasarkan pada pengalaman sebelumnya.

4. Top-Down Estimation (Perkiraan atas-bawah)

Proyek di pecah kedalam beberapa tugas (pekerjaan), dan penentuan sumber daya yang dibutuhkan oleh setiap tugas tersebut baru dibuat.

5. Bottom-Up Estimation (Perkiraan bawah-atas)

Jika tugas-tugas sudah di buat terlebihdahulu, kebutuhan sumber daya untuk masing-masing dapat diperkirakan dan disatukan atau dikumpulkan untuk keperluan seluruh kebutuhan proyek.

   Dari penjelasan tentang perencanaan diatas, lalu apakah tugas/keterlibatan para auditor pada tahapan perencanaan ini ?.

         Tugas para auditor pada tahapan perencanaan ialah untuk memperkirakan kebutuhan besarnya sumber daya (khususnya jam kerja) yang dibutuhkan dalam pengembangan, pengadaan, dan penerapan software. Sebagai contoh, software yang  di buat di rumah (in house), manajemen harus berusaha untuk memperkirakan berapa jumlah baris kode (program) yang di ketik atau banyaknya fungsi yang di buat.

     Selain memperkirakan kebutuhan sumber daya, manajemen juga harus memutuskan tujuan dari keputusan penting yang dibuat selama fase perencanaan seperti :

Tabel 1 keputusan dalam fase perencanaan

    Pengendalian (Control)

Pada tahap kontrol ini, ada dua tujuan utama yaitu :

1. Untuk memonitor kemajuan dan beberapa tahap pada siklus hidup s/w agar tidak bertentangan dengan rencana awal.

2. Mengontrol tugas pengembangan, pengadaan dan implementasi s/w, agar s/w dapat di produksi secara autentik, akurat dan lengkap.

Untuk memonitor agar kontrol tidak bertentangan dengan rencana awal, beberapa teknik dapat digunakan seperti :

a. Work Breakdown Structures (WBS)

Teknik ini dapat mengidentifikasi tugas-tugas yang spesifik untuk pengembangan, pengadaan, dan implementasi s/w yang dibutuhkan.

b. Gantt Chart

Teknik ini dapat digunakan untuk membantu mengatur tugas (schedule).

c. Program Evaluation and review technique (PERT)

Menunjukan tugas-tugas yang harus diselesaikan, bagaimana hubungannya, kebutuhan sumber daya apa untuk setiap tugastugasnya.

       Tugas dari seorang auditor yaitu harus mempunyai perhatian khusus pada kendali dan tahap kontrol ini. Yang harus diberikan perhatian khusus yaitu auditor diharuskan dapat mengevaluasi apakah fungsi dari aktivitas kontrol dapat diterapkan juga pada software yang berbeda. Hal kedua yang harus diberikan perhatian khusus oleh auditor harus dapat mengumpulkan bukti apakah prosedur dari suatu kontrol sudah dijalankan dengan benar dan dapat dipercaya.

2. Perancangan (Design)

       Pada tahapan perancangan, seorang programmer bertugas untuk menspesifikasikan struktur dan operasi dari program untuk menemukan artikulasi yang dibutuhkan selama tahap proses informasi sistem desain dari pengembangan sistem.

       Pada tahapan perancangan ini, perhatian utama seorang auditor adalah untuk menentukan apakah programmer menggunakan suatu tipe khusus dari pendekatan sistematik untuk desain. Auditor harus mengubah keinginannya berdasarkan beberapa faktor seperti ukuran dan bahan dari suatu program. Seorang auditor juga dapat memperoleh bukti dari proses desain dengan melakukan interview, observasi, dan review dari dokumentasi. Mereka dapat berkomunikasi dengan programmer, apakah mereka dapat memahami tentang kebutuhan dengan menggunakan pendekatan yang sistematik untuk desain, jika ya, bagaimana menggunakannya. Auditor juga dapat mengamati apakah programmer menggunakan pendekatan sistematik untuk mendesain program. Mereka juga dapat meninjau dokumentasi program, apakah memiliki struktur chart sebagai bukti programmer menggunakan pendekatan yang sistematik untuk mendesain.

3. Pengkodean (Coding)

Pada tahapan pengkodean atau biasa disebut dengan koding, adalah menuliskan program (software) yang akan dibuat atau dimodifikasi. Selama tahap ini, programmer akan menulis dan mendokumentasikan source code (program sumber) dalam bahasa pemrograman untuk mengimplementasikan desain program.

Strategi Implementasi modul dan integrasi

Tiga strategi utama dari implementasi modul dan integrasi adalah sbb :

1. Top-Down

Strategi ini digunakan jika, modul level atas (high-level modules) dibuat (coding), di test, dan diintegrasikan sebelum modul level bawah (low-level modules).  Keuntungannya adalah kesalahan pada modul level atas dapat teridentifikasi lebih dini, kerugiannya adalah pada saat uji coba program akan menemui kesulitan ketika modul level bawah menemukan kesalahan fungsi input-output yang sangat sulit.

2. Bottom up

Strategi ini digunakan jika, modul level bawah di buat (coding), di test, dan diintegrasikan sebelum modul level atas di buat. Keuntungannya adalah modul level rendah yang merupakan operasi yang paling sulit di implementasikan dan diuji terlebih dahulu. Kerugiannya adalah pendekatan ini sangat sulit untuk di teliti seluruh operasinya, sebelum programnya selesai dibuat.

3. Threads (rangkaian / untaian)

Strategi ini digunakan jika, keputusan dibuat terlebih dahulu untuk fungsi program yang akan dibuat, kemudian modul yang akan mendukungnya baru dibuat dan kemudian diimplementasikan untuk menghasilkan fungsi yang penting. Keuntungannya adalah fungsi yang paling penting di implementasikan terlebih dahulu. Kerugiannya adalah integrasi dari modul yang  berikutnya mungkin akan lebih sulit, jika dibandingkan dengan pendekatan top-down atau bottom-up.

Auditor perlu mencari bukti yang benar dengan cara uji coba oleh manajemen program dalam memilih strategi implementasi modul dan integrasi. Khususnya pada program yang besar, penggunaan strategi yang salah (jelek) dapat mengakibatkan program yang dihasilkan menjadi kurang berkualitas.

Auditor dapat melakukan wawancara untuk menguji apakah manajemen menggunakan pendekatan sistematik untuk memilih strategi implementasi modul dan integrasi. Mereka juga dapat menguji dokumentasi program untuk memperoleh bukti tipe strategi yang telah di adopsi (di pilih).

Strategi Coding

Menurut konvensi (kesepakatan) program terstruktur, terdapat tiga dasar struktur utama dalam struktur kontrol yaitu :

1. Urutan sederhana (simple sequence - SEQUENCE)

2. Pemilihan dengan seleksi (selection based on a test – IF-THEN-ELSE)

3. Pengulangan kondisi (conditional repetition-DO WHILE)

   Auditor dapat mencari bukti untuk memastikan apakah manajemen programming di jamin di buat oleh programmer mengikuti struktur programming yang telah di sepakati. Mereka dapat melakukan wawancara dengan manager atau programmer tentang tugas dan cara yang dilakukannya dalam membuat program.

   Auditor juga dapat mengecek apakah programmer dalam membuat programnya menyediakan fasilitas otomatis sebagai alat bantu untuk mereka.

Strategi Dokumentasi

Pedoman untuk menghasilkan dokumentasi yang berkualiatas adalah sbb :

1. Sediakan petunjuk yang menunjukan proes pembuatan program ke dalam beberapa tahap dan komponen secara keseluruhan dan hubungan antara komponen-komponen tersebut.

2. Gunakan baris komentar dalam program secara bebas untuk menerangkan jalannya (logika)program.

3. Beri nama untuk variabel, konstanta tipe, paragraf, modul, dan seksi yang berarti kepada parapembaca source-code program.

4. Buat lay-out dari source-program sehingga mudah untuk dibaca.

5. Kelompokan tipe kode yang saling berhubungan.

4. Pengujian (Testing)

 Proses menganalisa suatu entitas software untuk mendeteksi perbedaan antara kondisi yang ada dengan kondisi yang diinginkan (defect / error / bugs) dan mengevaluasi fitur-fitur dari entitas software (standar IEEE1059). Testing akan melakukan Verifikasi, Deteksi Error, Validasi.

Verifikasi adalah pengecekan atau pengetesan entitas-entitas, termasuk software, untuk pemenuhan dan konsistensi dengan melakukan evaluasi hasil terhadap kebutuhan yang telah ditetapkan.

Validasi melihat kebenaran sistem, apakah proses yang telah ditulis dalam spesifikasi adalah apa yang sebenarnya diinginkan atau dibutuhkan oleh pengguna.

Deteksi error: Testing seharusnya berorientasi untuk membuat kesalahan secara intensif, untuk menentukan apakah suatu hal tersebut terjadi bilamana tidak seharusnya terjadi atau suatu hal tersebut tidak terjadi dimana seharusnya mereka ada.

Manfaat Testing

•         Meningkatkan kepercayaan, tingkat resiko yang dapat diterima

•         Menyediakan informasi untuk deteksi error secara dini

•         Menyediakan informasi yang dapat mencegah terjadinya error

•         Mencari error dan kelemahan sistem

•         Mencari sejauh apa kemampuan dari sistem

•         Menyediakan informasi untuk kualitas produk software

5. Pengoperasian dan Pemeliharaan (Operation and Maintenance)

Dalam sudut pandang Sistem Audit, perhatian utama pada operasional program adalah bagaimana performance program tersebut dapat dimonitor setiap saat. Seseorang harus bertanggung jawab untuk mengidentifikasi apabila program perlu perawatan, kemungkinan lain adalah identifikasi dari kebutuhan perawatan mungkin tidak terjadi. Akibatnya, bisa terjadi kekeliruan pada database program, kegagalan dalam pencapaian keinginan user, atau operasi program tidak efisien. Mekanisme formal dalam monitoring status operasional program sangat diperlukan, ketika pengguna dari program adalah seluruh anggota organisasi yang terdiri dari berbagai macam latar belakang.

Ada 3 macam tipe dari perawatan (maintenance) yang diperlukan agar program tetap beroperasi:

1. Repair-maintenance-errors, perawatan dengan cara memperbaiki kesalahan.

2. Adaptive maintenance-users needs, perawatan dengan mengadaptasi pada keinginan user.

3. Perfective maintenance, perawatan dengan maksud agar diperoleh program yang sempurna.

Sumber :

https://drive.google.com/ucauthuser=0&id=0B46_Rxk3K_EjRDZfZnd3dWdFV2c&export=download

http://liapsa.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/folder/0.5

ANALISA JURNAL SISTEM MANAJEMEN DOKUMEN DENGAN METODE FRAMEWORK FOR THE APPLICATIONS OF SYSTEM TECHNOLOGY (FAST)

   Sistem informasi yang digunakan pada jurnal ini adalah sistem infrormasi manajemen untuk mendukung pengendalian dokumen. Sebelum melakukan review pada jurnal ini, pengertian dari sistem informasi manajemen adalah suatu penyajian suatu informasi yang saling terintegrasi untuk mendukung fungsi operasi organisasi, manajemen, dan proses pengambilan keputusan pada organisasi. Pada sistem ini menggunakan Hardware dan Software dari komputer serta database. (Tukino, 2013).

   Sistem yang berjalan untuk pengendalian dokumen pada ST3 Telkom Purwokerto masih menggunakan sistem manual. Sehingga banyak dokumen dengan beberapa kategori dan kedinamikaan nya membutuhkan waktu yang cukup lama. Selain itu, terhadap pendistribusian dokumen nya juga terhambat.

METODOLOGI PENELITIAN

    Sebelum melakukan tahapan penelitian, dilakukan metode pengumpulan data. Berikut ini adalah tahapan-tahapan pengumpulan data pada pengelolaan dokumen di ST3 Telkom Purwokerto :

1. Observasi

  Pada tahapan metode observasi mempelajari objek permasalahan terkait sistem pengelolaan dokumen di ST3 Telkom Purwokerto.

2. Wawancara

  Pada tahapan ini melakukan wawancara terhadap para narasumber yang terkait pada sistem pengelolaan dokumen di ST3 Telkom Purwokerto.

3. Dokumentasi

    Proses pengumpulan data organisasi yang digunakan.

4. Studi Pustaka

  Pada tahapan ini mencari sumber-sumber dari internet, buku-buku, dan lain-lain yang dapat mendukung keakuratan dalam pendefinisian masalah serta pencarian solusi.

TAHAPAN PENELITIAN

    Metode Penelitian yang digunakan pada jurnal sistem manajemen dokumen adalah metode Framework for the Applications of System Technology (FAST). Langkah-langkah pada metode ini adalah lingkup definisi, analisis permasalahan, analisis kebutuhan, analisis keputusan, desain logis, desain fisik dan integrasi, konstruksi dan pengujian, pemasangan dan pengiriman. Berikut ini adalah penjelasan dari masing masing langkah penelitan pada pengelolaan dokumen di ST3 Telkom Purwokerto :

1. Definisi Lingkup

   Pada tahap ini melakukan pengumpulan informasi menggunakan kerangka PIECES(performance, information, economics, control, efficiency, service) untuk membantu mengidentifikasi masalah.

2.  Analisis Permasalahan

    Meneliti masalah-masalah pada sistem sebelumnya. Hasil nya menjadi peningkatan kinerja untuk sistem yang baru pada ST3 Telkom Purwokerto. Berikut ini adalah inti masalah dalam pengelolaan sistem dokumen sehingga menghasilkan solusi terbaik untuk pembangunan sistem yang baru:

     A. Data

   Integritas dokumen mutu pada ST3 Telkom Purwokerto masih belum baik. Dokumen yang di distribusikan masih berbentuk hardcopy sehingga besarnya kemungkinan untuk rusak dan hilang nya dokumen.

    B. Proses

   Pemrosesan secara manual seperti permintaan nomor kepada Unit Pengendali Dokumen, review dokumen, permintaan persetujuan kepada pihak terkait sampai pendistribusiannya pada manajemen dokumen mutu ST3 Telkom Purwokerto menimbulkan kemungkinan adanya kekeliruan.

   C. Intefaces

 ST3 Telkom Purwokerto belum memiliki sistem untuk memanajemen dokumen yang terkomputerisasi.

3. Analisis Kebutuhan

    Pada tahapan ini dilakukan pengurutan prioritas dari kebutuhan-kebutuhan bisnis yang ada. Tujuan dari tahapan ini adalah mengidentifikasi data, proses dan antarmuka yang diinginkan pengguna dari sistem yang baru.

     A. Kebutuhan Fungsional

          Kebutuhan Fungsional yang harus ada pada sistem yang baru adalah :

     1. harus ada penanganan masalah login dengan membagi pengguna dengan beberapa level akses.

        2. Sistem harus memiliki fitur unggah, unduh, simpan, buang, dan mencetak dokumen.

       3. Sistem harus mampu menangani pengolahan revisi dokumen yang menerapakan sistem versi pada dokumen

        4.  Sistem yang baru harus memiliki fitur search dokumen untuk memudahkan pencarian.

        5. Sistem harus dapat men-generate nomor surat keterangan dokumen.

        6. Sistem harus dapat mencantumkan stempel “Disetujui” atau tanda tangan digital.

               

                B. Kebutuhan Non-Fungsional

       Kebutuhan nonfungsional dikelompokkan berdasarkan framework PIECES untuk memperhatikan kesesuaian sistem dengan kebutuhan pengguna bukan hanya dari segi create, replace, update, and delete.

Tabel 1 Kebutuhan Non Fungsional

Jenis Nonfungsional	Kebutuhan	Penjelasan
Kinerja (Performance)	-	Sistem diharapkan mampu menyelesaikan bisnis proses manajemen dokumen dengan cepat dan akurat
Informasi (Information)	-	- Sistem harus mampu menjaga keakuratan data. - Sistem harus mampu menjaga kekonsistensian data. - Sistem harus mampu menghindari adanya redudansi data. - Sistem harus mampu diakses oleh beberapa pihak yang berkepentingan.
Ekonomi (Economic)	-	- Sistem diharapkan mampu menekan biaya percetakan dokumen. - Biaya pengembangan sistem diharapkan tidak melebihi anggaran yang sudah ditentukan.
Pengontrolan(Control)	Sistem	- Sistem harus mampu mengotentikasi pengguna sesuai dengan hak akses yang dimiliki - Sistem harus memiliki tingkat keamanan yang baik, terutama terhadap data yang bersifat confidential. - Sistem harus mampu melakukan backup data sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Efisiensi (Eficiency)	-	Sistem harus mampu mengurangi beban kerja pegawai.
Pelayanan Sistem (Service)	-	- Sistem harus mampu memberikan data yang akurat dan tepat. - Sistem harus mampu menampilkan datadata serta alur bisnis yang mudah untuk dipahami

4. Desain Logis

    Perancangan logika terdiri dari pemodelan data menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) dan pemodelan proses menggunakan Data Flow Diagram (DFD).

    A. Pemodelan Data

    Pemodelan data adalah salah satu cara untuk menggambarkan data yang dibangun dan dikembangkan dalam bisnis proses suatu sistem yang dapat menunjukan hubungan antar struktur-struktur data yang dibutuhkan pada suatu sistem. ERD merupakan pemodelan data yang digambarkan pada sistem manajemen dokumen ST3 Telkom Purwokerto seperti pada Gambar di bawah ini.

Gambar 2. DFD Level 0 Sistem Manajemen Dokumen ST3 Telkom Purwokerto

Tahapan ini mempertimbangkan beberapa kandidat dari perangkat lunak dan keras yang nantinya akan dipilih dan dipakai dalam implementasi sistem sebagai solusi atas permasalahan dan kebutuhan yang sudah didefinisikan.

5. Analisis Keputusan

  Tahapan ini mempertimbangkan software dan hardware yang nanti nya akan digunakan pada tahapan implementasi sistem.

Tabel 2. Kandidat Solusi

Karakteristik	Kandidat 1	Kandidat 2
Bagian sistem yang Terkomputerisasi	- Pengolahan data pengguna - Arsip manajamen dokumen (pencariaan, pengunggahan, dan pengunduhan) dilakukan secara online dengan jangkauan internet LAN - Pengambilan keputusan dilakukan secara online dengan jangkauan internet LAN - Penyisipan nomor SK terbaru untuk setiap dokumen terbaru. - Akun pengelola dan pengguna sistem sesuai hak akses. - Penyisipan tanda tangan bagi setiap dokumen yang membutuhkan	- Pengolahan data pengguna. - Arsip manajemen dokumen (pencariaan, pengunggahan, dan pengunduhan) dilakuakan secara online - Pengambilan keputusan dilakuakn secara online - Penyisipan nomor SK terbaru untuk setiap dokumen terbaru. - Akun pengelola dan pengguna sistem sesuai hak akses. - Penyisipan tanda tangan bagi setiap dokumen yang membutuhkan.
Keuntungan	Sistem dibangun dengan berbasis web yang diinstal menggunakan Xampp pada server sehingga dapat diakses oleh jaringan LAN yang berada pada area cakupan server.	Sistem dibangun dengan berbasis web yang diinstal menggunakan Xampp dan diunggah ke hosting atau media penyimpanan internet pada server sehingga dapat diakses oleh pengguna (yang memiliki akun) dari mana saja asalkan memiliki akses internet.
Server dan Workstations	- Spesifikasi server: Komputer dengan spesifikasi prosesor berkecapatan 2Ghz. 4GB RAM, dan HD 500GB dengan dukungan sistem operasi yang mendukung untuk server. - Spesifikasi workstation: Komputer dengan spesifikasi kecepatan prosesor 1,7Ghz, 2GB RAM, dan HD 250GB dengan dukungan sistem operasi yang layak dipakai	- Spesifikasi server Komputer dengan spesifikasi kecepatan prosesor 2Ghz, 8GB RAM dan HD 1TB dengan didukung sistem operasi yang mendukung untuk server. - Spesifikasi Workstation: Komputer dengan spesifikasi kecepatan prosesor 2Ghz, 4GB RAM, dan HD 500GB dengan dukungan sistem operasi yang layak dipakai.
Perangkat lunak yang dibutuhkan	- MySQL 5.0 sebagai DBMS - PHP sebagai bahasa pemrograman	- MySQL 5.0 sebagai DBMS - PHP sebagai bahasa Pemrograman
Metode untuk memproses data	Client-server	Web-based
Output devices	Monitor dan printer	Monitor dan printer
Input devices	Keyboard, Mouse	Keyboard, mouse dan scanner
Storage devices	Free DBMS	Free DBMS

6. Desain Fisik

    Tahapan ini bertujuan untuk mentransformasikan kebutuhan bisnis yang direpresentasikan sebagai desain logis menjadi desain fisik yang nantinya akan dijadikan sebagai acuan dalam membuat sistem yang akan dikembangkan. Pada design logis tergantung pada berbagai solusi teknis maka pada desain fisik merepresentasikan solusi teknis yang lebih spesifik.

7. Implementasi dan Pengujian

   Setelah membuat desain fisik, maka akan dimulai untuk mengkonstruksi dan melakukan tahap uji coba terhadap sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan bisnis dan spesifikasi desain. Basis data, program aplikasi, dan antarmuka akan mulai dibangun pada tahap ini. Setelah dilakukan uji coba terhadap keseluruhan sistem, maka sistem siap untuk diimplementasikan.

KESIMPULAN

     Jadi, pengelolaan sistem manajemen dokumen pada ST3 Telkom Purwokerto yang sebelumnya masih menggunakan metode manual menjadi pengelolaan dokumen secara elektronik. Setelah dibuatkannya sistem yang baru diharapkan dapat memperbaiki kekurangan dari sistem sebelumnya. Dengan dilakukannya analisis permasalahan pada sistem sebelumnya diharapkan kevalidan data nya akurat sehingga pengembangan sistemnya menjadi akurat. Metode penelitian yang di gunakan pada jurnal ini yaitu metode FAST juga membantu dalam proses analisa sistem, karena metode ini dianggap memiliki fase-fase yang detail untuk pengembangan sistem yang sebelumnya dan setiap fase nya memudahkan alur kerja.

SARAN

       Diharapkan dilakukan maintenance dengan tingkat keamanan yang tinggi, karena segala macam kejahatan cyber seperti pencurian data dan dokumen penting sangat beresiko. Diharapkan selalu dilakukan update password dalam jangka waktu beberapa bulan sekali. Selain password, yang selalu diawasi adalah tingkatan level akses pengguna.

Sumber : https://www.unisbank.ac.id/ojs/index.php/sendi_u/article/view/4165