Sistem informasi yang digunakan pada jurnal ini adalah sistem infrormasi
manajemen untuk mendukung pengendalian dokumen. Sebelum melakukan review pada
jurnal ini, pengertian dari sistem informasi manajemen adalah suatu penyajian
suatu informasi yang saling terintegrasi untuk mendukung fungsi operasi
organisasi, manajemen, dan proses pengambilan keputusan pada organisasi. Pada
sistem ini menggunakan Hardware dan Software dari komputer serta database. (Tukino, 2013).
Sistem
yang berjalan untuk pengendalian dokumen pada ST3 Telkom Purwokerto masih
menggunakan sistem manual. Sehingga banyak dokumen dengan beberapa kategori dan
kedinamikaan nya membutuhkan waktu yang cukup lama. Selain itu, terhadap
pendistribusian dokumen nya juga terhambat.
METODOLOGI PENELITIAN
Sebelum
melakukan tahapan penelitian, dilakukan metode pengumpulan data. Berikut ini
adalah tahapan-tahapan pengumpulan data pada pengelolaan dokumen di ST3 Telkom
Purwokerto :
1. Observasi
Pada tahapan metode observasi mempelajari objek permasalahan terkait sistem
pengelolaan dokumen di ST3 Telkom Purwokerto.
2. Wawancara
Pada
tahapan ini melakukan wawancara terhadap para narasumber yang terkait pada
sistem pengelolaan dokumen di ST3 Telkom Purwokerto.
3. Dokumentasi
Proses
pengumpulan data organisasi yang digunakan.
4. Studi Pustaka
Pada
tahapan ini mencari sumber-sumber dari internet, buku-buku, dan lain-lain yang
dapat mendukung keakuratan dalam pendefinisian masalah serta pencarian solusi.
TAHAPAN PENELITIAN
Metode Penelitian yang digunakan
pada jurnal sistem manajemen dokumen adalah metode Framework for the Applications of System Technology (FAST).
Langkah-langkah pada metode ini adalah lingkup definisi, analisis permasalahan,
analisis kebutuhan, analisis keputusan, desain logis, desain fisik dan
integrasi, konstruksi dan pengujian, pemasangan dan pengiriman. Berikut ini
adalah penjelasan dari masing masing langkah penelitan pada pengelolaan dokumen
di ST3 Telkom Purwokerto :
1. Definisi Lingkup
Pada tahap ini melakukan
pengumpulan informasi menggunakan kerangka PIECES(performance, information, economics, control, efficiency, service)
untuk membantu mengidentifikasi masalah.
2. Analisis Permasalahan
Meneliti masalah-masalah pada
sistem sebelumnya. Hasil nya menjadi peningkatan kinerja untuk sistem yang baru
pada ST3 Telkom Purwokerto. Berikut ini adalah inti masalah dalam pengelolaan
sistem dokumen sehingga menghasilkan solusi terbaik untuk pembangunan sistem
yang baru:
A. Data
Integritas dokumen mutu pada ST3 Telkom
Purwokerto masih belum baik. Dokumen yang di distribusikan masih berbentuk hardcopy sehingga besarnya kemungkinan
untuk rusak dan hilang nya dokumen.
B.
Proses
Pemrosesan secara manual seperti permintaan
nomor kepada Unit Pengendali Dokumen, review dokumen, permintaan persetujuan
kepada pihak terkait sampai pendistribusiannya pada manajemen dokumen mutu ST3
Telkom Purwokerto menimbulkan kemungkinan adanya kekeliruan.
C.
Intefaces
ST3 Telkom Purwokerto belum memiliki sistem
untuk memanajemen dokumen yang terkomputerisasi.
3. Analisis Kebutuhan
Pada tahapan ini dilakukan pengurutan
prioritas dari kebutuhan-kebutuhan bisnis yang ada. Tujuan dari tahapan ini
adalah mengidentifikasi data, proses dan antarmuka yang diinginkan pengguna
dari sistem yang baru.
A.
Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan Fungsional yang harus ada pada
sistem yang baru adalah :
1.
harus ada penanganan masalah login dengan
membagi pengguna dengan beberapa level akses.
2.
Sistem harus memiliki fitur unggah, unduh, simpan, buang, dan mencetak dokumen.
3.
Sistem harus mampu menangani pengolahan revisi dokumen yang menerapakan sistem versi pada
dokumen
4. Sistem yang baru harus memiliki fitur search dokumen untuk memudahkan
pencarian.
5.
Sistem harus dapat men-generate nomor surat keterangan dokumen.
6.
Sistem harus dapat mencantumkan stempel “Disetujui” atau tanda tangan digital.
B.
Kebutuhan Non-Fungsional
Kebutuhan
nonfungsional dikelompokkan berdasarkan framework PIECES untuk memperhatikan kesesuaian sistem dengan
kebutuhan pengguna bukan hanya dari segi create,
replace, update, and delete.
Tabel 1 Kebutuhan Non
Fungsional
Jenis Nonfungsional
|
Kebutuhan
|
Penjelasan
|
Kinerja
(Performance)
|
-
|
Sistem
diharapkan mampu
menyelesaikan
bisnis proses manajemen
dokumen
dengan cepat dan akurat
|
Informasi (Information)
|
-
|
- Sistem
harus mampu menjaga keakuratan
data.
- Sistem
harus mampu menjaga
kekonsistensian
data.
- Sistem
harus mampu menghindari adanya
redudansi
data.
- Sistem
harus mampu diakses oleh
beberapa
pihak yang berkepentingan.
|
Ekonomi (Economic)
|
-
|
- Sistem
diharapkan mampu menekan
biaya
percetakan dokumen.
- Biaya
pengembangan sistem diharapkan
tidak
melebihi anggaran yang sudah
ditentukan.
|
Pengontrolan(Control)
|
Sistem
|
- Sistem
harus mampu mengotentikasi
pengguna
sesuai dengan hak akses yang
dimiliki
- Sistem
harus memiliki tingkat keamanan
yang
baik, terutama terhadap data yang
bersifat
confidential.
- Sistem
harus mampu melakukan backup
data sesuai
dengan waktu yang telah
ditentukan.
|
Efisiensi (Eficiency)
|
-
|
Sistem
harus mampu mengurangi beban
kerja
pegawai.
|
Pelayanan Sistem (Service)
|
-
|
- Sistem
harus mampu memberikan data
yang
akurat dan tepat.
- Sistem
harus mampu menampilkan datadata
serta
alur bisnis yang mudah untuk
dipahami
|
4. Desain Logis
Perancangan
logika terdiri dari pemodelan data menggunakan Entity Relationship Diagram
(ERD) dan pemodelan proses menggunakan Data Flow Diagram (DFD).
A.
Pemodelan Data
Pemodelan
data adalah salah satu cara untuk menggambarkan data yang dibangun dan dikembangkan
dalam bisnis proses suatu sistem yang dapat menunjukan hubungan antar
struktur-struktur data yang dibutuhkan pada suatu sistem. ERD merupakan pemodelan
data yang digambarkan pada sistem manajemen dokumen ST3 Telkom Purwokerto
seperti pada Gambar di bawah ini.
Gambar 2. DFD Level 0 Sistem Manajemen Dokumen ST3 Telkom Purwokerto
Tahapan ini mempertimbangkan beberapa
kandidat dari perangkat lunak dan keras yang nantinya akan dipilih dan dipakai
dalam implementasi sistem sebagai solusi atas permasalahan dan kebutuhan yang
sudah didefinisikan.
5.
Analisis Keputusan
Tahapan ini mempertimbangkan software dan hardware yang nanti nya akan digunakan pada tahapan implementasi
sistem.
Tabel 2. Kandidat
Solusi
Karakteristik
|
Kandidat 1
|
Kandidat 2
|
Bagian
sistem yang
Terkomputerisasi
|
-
Pengolahan data pengguna
- Arsip
manajamen dokumen
(pencariaan,
pengunggahan, dan
pengunduhan)
dilakukan secara
online
dengan jangkauan
internet
LAN
-
Pengambilan keputusan
dilakukan
secara online dengan
jangkauan
internet LAN
-
Penyisipan nomor SK terbaru
untuk
setiap dokumen terbaru.
- Akun
pengelola dan pengguna
sistem
sesuai hak akses.
-
Penyisipan tanda tangan bagi
setiap
dokumen yang
membutuhkan
|
-
Pengolahan data
pengguna.
- Arsip
manajemen
dokumen
(pencariaan,
pengunggahan,
dan
pengunduhan)
dilakuakan
secara online
-
Pengambilan keputusan
dilakuakn
secara online
-
Penyisipan nomor SK
terbaru
untuk setiap
dokumen
terbaru.
- Akun
pengelola dan
pengguna
sistem sesuai
hak
akses.
-
Penyisipan tanda tangan
bagi
setiap dokumen
yang membutuhkan.
|
Keuntungan
|
Sistem
dibangun dengan berbasis
web yang
diinstal menggunakan
Xampp
pada server sehingga dapat
diakses
oleh jaringan LAN yang
berada pada area cakupan server.
|
Sistem
dibangun dengan
berbasis
web yang diinstal
menggunakan
Xampp dan
diunggah
ke hosting atau
media
penyimpanan
internet
pada server
sehingga
dapat diakses
oleh
pengguna (yang
memiliki
akun) dari mana
saja
asalkan memiliki
akses internet.
|
Server
dan
Workstations
|
-
Spesifikasi server:
Komputer
dengan spesifikasi
prosesor
berkecapatan 2Ghz.
4GB RAM,
dan HD 500GB
dengan
dukungan sistem operasi
yang
mendukung untuk server.
-
Spesifikasi workstation:
Komputer
dengan spesifikasi
kecepatan
prosesor 1,7Ghz,
2GB RAM,
dan HD 250GB
dengan
dukungan sistem operasi
yang layak dipakai
|
-
Spesifikasi server
Komputer
dengan
spesifikasi
kecepatan
prosesor
2Ghz, 8GB
RAM dan
HD 1TB
dengan
didukung sistem
operasi
yang mendukung
untuk
server.
-
Spesifikasi Workstation:
Komputer
dengan
spesifikasi
kecepatan
prosesor
2Ghz, 4GB
RAM, dan
HD 500GB
dengan
dukungan sistem
operasi
yang layak
dipakai.
|
Perangkat
lunak
yang dibutuhkan
|
- MySQL
5.0 sebagai DBMS
- PHP sebagai bahasa pemrograman
|
- MySQL
5.0 sebagai
DBMS
- PHP
sebagai bahasa
Pemrograman
|
Metode
untuk
memproses data
|
Client-server
|
Web-based
|
Output devices
|
Monitor dan printer
|
Monitor dan printer
|
Input devices
|
Keyboard, Mouse
|
Keyboard,
mouse dan
scanner
|
Storage devices
|
Free DBMS
|
Free
DBMS
|
6. Desain Fisik
Tahapan
ini bertujuan untuk mentransformasikan kebutuhan bisnis yang direpresentasikan
sebagai desain logis menjadi desain fisik yang nantinya akan dijadikan sebagai
acuan dalam membuat sistem yang akan dikembangkan. Pada design logis tergantung
pada berbagai solusi teknis maka pada desain fisik merepresentasikan solusi teknis
yang lebih spesifik.
7. Implementasi dan Pengujian
Setelah
membuat desain fisik, maka akan dimulai untuk mengkonstruksi dan melakukan tahap
uji coba terhadap sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan bisnis dan spesifikasi
desain. Basis data, program aplikasi, dan antarmuka akan mulai dibangun pada tahap
ini. Setelah dilakukan uji coba terhadap keseluruhan sistem, maka sistem siap
untuk diimplementasikan.
KESIMPULAN
Jadi,
pengelolaan sistem manajemen dokumen pada ST3 Telkom Purwokerto yang sebelumnya
masih menggunakan metode manual menjadi pengelolaan dokumen secara elektronik. Setelah
dibuatkannya sistem yang baru diharapkan dapat memperbaiki kekurangan dari
sistem sebelumnya. Dengan dilakukannya analisis permasalahan pada sistem
sebelumnya diharapkan kevalidan data nya akurat sehingga pengembangan sistemnya
menjadi akurat. Metode penelitian yang di gunakan pada jurnal ini yaitu metode
FAST juga membantu dalam proses analisa sistem, karena metode ini dianggap
memiliki fase-fase yang detail untuk pengembangan sistem yang sebelumnya dan
setiap fase nya memudahkan alur kerja.
SARAN
Diharapkan
dilakukan maintenance dengan tingkat
keamanan yang tinggi, karena segala macam kejahatan cyber seperti pencurian data dan dokumen penting sangat beresiko. Diharapkan
selalu dilakukan update password
dalam jangka waktu beberapa bulan sekali. Selain password, yang selalu diawasi
adalah tingkatan level akses pengguna.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar